Przemyślany harmonogram pracy ma bardzo duży wpływ nie tylko na efektywność działań pracowników, ale także na przestrzeganie zasad Kodeksu pracy i tym samym na uniknięcie wielu kar finansowych wynikających z nieprzepisowych zmian w grafiku. Z tego powodu coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie ze specjalnie zaprojektowanych programów, których głównym zadaniem staje się wsparcie osób odpowiedzialnych za układanie grafików i wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości. Ponadto programy do grafików pomagają w sprawnym zebraniu wszystkich informacji dotyczących urlopów, wolnego na żądanie czy zwolnień lekarskich. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje pewność, że każdego dnia w pracy pojawi się odpowiednia liczba osób. Dlatego warto dowiedzieć się, jak działają tego typu programy w przypadku planowania harmonogramu czasu pracy i dla kogo okażą się godnym uwagi rozwiązaniem.
Odpowiednio przygotowany harmonogram pracy pozwala na przypisanie każdemu pracownikowi zmian, które będą zgodne z Kodeksem pracy i które nie będą prowadziły do dodatkowo płatnych nadgodzin będących obciążeniem zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Z tego powodu przedsiębiorstwa zatrudniające większą liczbę osób niekiedy miewają problemy z rozpisaniem grafików w taki sposób, aby uwzględnić w nich wszystkie ważne zwolnienia, nie prowadzić do przemęczenia pracowników i jednocześnie nie narażać przedsiębiorstwa na sytuację, w której danego dnia zabraknie osób potrzebnych do wykonania poszczególnych zadań. Ze względu na bardzo dużą ilość informacji, które należy uwzględnić podczas tworzenia harmonogramy pracy, niekiedy dochodzi do pomyłek powodujących straty w budżecie firmy.
Chcąc zapobiec wspomnianym wcześniej sytuacjom, przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na skorzystanie ze specjalnie zaprojektowanych programów, których najważniejszym zadaniem staje się wsparcie przy tworzeniu korzystnych dla każdej strony grafików. W praktyce oznacza to, że program zbiera i przetwarza informacje dotyczące zwolnień pracowników, a także analizuje liczbę przepracowanych godzin oraz częstotliwość zmian. Dzięki temu podczas tworzenia grafików zaalarmuje nas on o ewentualnych dodatkowo płatnych nadgodzinach lub złamaniu zasad dotyczących odpoczynku dobowego czy tygodniowego, a także o braku odpowiedniej liczby wolnych niedziel czy przekroczeniu 5 dni pracy z rzędu. To z kolei pozwala uniknąć dodatkowych wydatków wynikających z nadgodzin lub ze złamania zasad Kodeksu pracy.
Specjalnie zaprojektowane programy pozwalające w przemyślany sposób zaplanować harmonogram pracy okazują się godnym uwagi rozwiązaniem zarówno dla mniejszych, jak i większych przedsiębiorstw - szczególnie wtedy, jeśli właściciele firm zauważają coraz częstsze nadgodziny lub trudności z przestrzeganiem Kodeksu pracy. Co więcej, w przypadku branż charakteryzujących się nieregularnym czasem pracy (na przykład branża cateringowa czy hotelarska), warto zdecydować się na program pozwalający na łatwe dostosowywanie liczby pracowników do aktualnych potrzeb wynikających z organizacji różnego rodzaju przyjęć lub wyjazdów. Jednym z programów, który umożliwia sprawne zarządzanie zmianami pracowników oraz poszczególnymi zadaniami, jest Grafik Optymalny wspierający przedsiębiorstwa o różnych rodzajach działalności. W efekcie Grafik Optymalny - pozwala na szybsze układanie grafików, a także na optymalizację kosztów przedsiębiorstwa i generowanie regularnych raportów.
